Najczęstsze błędy w zarządzaniu klubem sportowym i jak ich unikać

W rozmowach z klubami, głównie małymi i średnimi, rzadko słyszę o problemach z taktyką. Słyszę za to, że ktoś nie wiedział o zmianie godziny, ktoś nie zapłacił za trzy miesiące, a lista zawodników była, tylko nikt nie wie, gdzie teraz jest.

Poniżej pięć błędów, które wracają najczęściej. Żaden nie wynika ze złej woli. Biorą się stąd, że klub urósł, a sposób pracy został taki sam jak wtedy, gdy była jedna drużyna i jeden trener.

Weźmy rocznik 2014. Trener ma zeszyt, a w nim telefony do rodziców, daty urodzenia, informację, kto ma astmę, kto płaci mniej, bo trenuje też jego brat, i kto ile razy był na treningu. Zeszyt działa bardzo dobrze, dopóki trener jest w klubie.

Trener zmienia pracę, przeprowadza się albo kłóci z zarządem i odchodzi. Zeszyt odchodzi razem z nim. Następca zaczyna od zera i przez pierwsze tygodnie dzwoni do rodziców po numery, które klub już kiedyś miał.

Jak tego uniknąć: ustalcie, że dane zawodników należą do klubu, a nie do trenera. Nawet bez żadnego programu wystarczy jedno wspólne miejsce, do którego trenerzy wpisują dane, i dostęp do niego dla co najmniej dwóch osób z zarządu.

Mecz zostaje przełożony z soboty na niedzielę. Trener pisze na grupie rocznika na Messengerze, kierownik drużyny wysyła wiadomości z prywatnego telefonu do części rodziców, a na drzwiach szatni dalej wisi kartka z sobotą. W piątek wieczorem trener odbiera kilka telefonów z tym samym pytaniem: „o której w sobotę?”.

Informacji nie brakowało. Brakowało jednego miejsca, o którym wszyscy wiedzą, że tam jest aktualna wersja.

Jak tego uniknąć: wybierzcie jedno źródło terminów i trzymajcie się go. Grupa na komunikatorze może zostać do rozmów, ale godzina zbiórki obowiązuje tylko ta, która jest w kalendarzu klubu. Jeśli trener zmienia termin, zmienia go najpierw tam.

Rodzic oddaje trenerowi kopertę przy wyjściu z szatni. Trener wkłada ją do torby i wpisuje wpłatę do zeszytu, jeśli o tym pamięta. Po kwartale nikt nie jest pewien, kto zapłacił za październik, a kto „miał oddać w przyszłym tygodniu”.

Gorsze od bałaganu w rozliczeniach jest to, że o pieniądze upomina się ta sama osoba, która decyduje o składzie na mecz. Rodzic, któremu trener przypomniał o zaległości, zaczyna się zastanawiać, czy dziecko nie siedzi na ławce z tego powodu.

Jak tego uniknąć: oddzielcie pieniądze od trenera. Wpłaty idą przelewem albo online na konto klubu, termin jest stały (na przykład do 10. dnia miesiąca), a o zaległościach przypomina ktoś z zarządu albo system, nie trener.

W wielu klubach obecność jest sprawdzana sumiennie, na kartce w torbie trenera. Problem w tym, że kartki leżą w szufladzie i nikt ich potem nie sumuje.

Przychodzi rozmowa z rodzicem, który pyta, dlaczego syn nie gra w podstawowym składzie. Trener ma wrażenie, że chłopak często opuszcza treningi, ale nie ma liczby. Gdy może powiedzieć „w ostatnich dwóch miesiącach był na 7 z 16 treningów”, rozmowa wygląda zupełnie inaczej. Zarząd z kolei widzi, że któryś rocznik traci zawodników, zanim ci odejdą na dobre.

Jak tego uniknąć: obecność wpisujcie od razu przy boisku i w formie, którą da się policzyć. Raz w miesiącu ktoś powinien na te liczby spojrzeć.

Klub decyduje, że koniec z bałaganem, i zakłada wspólny arkusz albo aplikację. Nikt jednak nie mówi głośno, że stare kanały przestają obowiązywać. Po miesiącu połowa rodziców jest w aplikacji, połowa na grupie, trener wpisuje wszystko dwa razy i wraca do zeszytu, bo tak szybciej.

Jak tego uniknąć: ustalcie datę przejścia i jedną osobę, która za nie odpowiada. Zacznijcie od jednej rzeczy, na przykład terminów i obecności w jednej drużynie, a składki dołóżcie, gdy to zadziała. Rodzicom najlepiej powiedzieć o zmianie na zebraniu, a nie w kolejnej wiadomości na grupie.

Budujemy Team Mate Pro właśnie pod te sytuacje. Trener zaznacza obecność na telefonie przy boisku, zmiana terminu trafia do rodziców jako powiadomienie push i e-mail, a składki cykliczne naliczają się same, z przypomnieniami i płatnością online na konto klubu. Gdy trener odchodzi, dane drużyny zostają w klubie. Można to sprawdzić przez 30 dni bez podawania karty.

Żadna z tych zmian nie wymaga dużego budżetu. Wymaga decyzji zarządu, które informacje są klubowe i gdzie mają leżeć.